TEMAS ASOCIATIVOS

Las COOPAC se constituyen con arreglo a lo dispuesto por la Ley General de Cooperativas (LGC) y adquieren la calidad de personas jurídicas desde su inscripción en los Registros Públicos, sin necesidad de resolución administrativa previa de reconocimiento oficial. Para lo cual deberán cumplir los siguientes requisitos y procedimientos:

  1. El acuerdo de su fundación por Asamblea General de los socios iniciales, donde se aprobará su estatuto, se suscribirá su capital aportado inicialmente y se elegirá a los miembros de los órganos directivos.
  2. El acto jurídico de su constitución deberá constar en escritura pública de acuerdo a la Ley del Notariado.
  3. La denominación de la organización cooperativa debe comprender: la palabra “cooperativa de ahorro y crédito” seguida de la denominación que se elija. Según establece la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP (SBS) no podrá elegirse denominaciones tales como “CENTRAL”, “BANCO”, “FINANCIERA” u otras que aludan a la forma de empresas del sistema financiero.
  4. De acuerdo a la LGC ninguna organización cooperativa podrá utilizar denominación idéntica a otra pre-existente.
  5. Dentro de los 15 días de su constitución, y en conformidad al artículo 3º del reglamento, aprobado por Resolución SBS Nº 0540-99 se deberá remitir a la FENACREP una carta de presentación indicando el domicilio y dirección e-mail de contacto, adjuntando copia certificada de la escritura pública del estatuto y una copia certificada del acta de constitución y aprobación de su estatuto.
  6. Asimismo, se adjuntará copia literal emitida por la Oficina de Registros Públicos que determine su inscripción (partida registral, asiento, etc.) y copia de la Ficha RUC.

La cooperativa constituida se someterá a las normas vigentes de regulación y supervisión de COOPAC (Primera Disposición Transitoria del Reglamento de Cooperativas de Ahorro y Crédito no autorizadas a operar con recursos del público, aprobado por Resolución SBS Nº 0540-99 y sus modificatorias), y a la remisión periódica de su información financiera y estadística a la FENACREP (En conformidad al Capítulo VI del Manual de Contabilidad aprobado por Resolución SBS Nº 1100- 2002 y sus modificatorias). Asimismo absolverá las observaciones que le formule la FENACREP a su Estatuto aprobado por Asamblea General.

Toda modificación del estatuto de una COOPAC involucra:

  1. El acuerdo de la Asamblea General.
  2. La inscripción en registros públicos de la modificación estatutaria.
  3. Comunicación a la FENACREP, adjuntando copia del acta de la citada asamblea y de la inscripción registral, en un plazo no mayor de 15 días de efectuada la inscripción (Artículo 4º del Reglamento de Cooperativas de Ahorro y Crédito no autorizadas a operar con recursos del público, aprobado por Resolución SBS Nº 0540-99 y sus modificatorias)

Al respecto, si bien la Ley de Cooperativas en su artículo 33º inciso 4 lo prohíbe, deja a los estatutos la posibilidad de prever la reelección por un solo periodo inmediato siguiente (por única vez, no admitiéndose interpretación de re- reelección o reelección indefinida).

La Ley General de Cooperativas no contempla en sus dispositivos la prórroga de mandatos. Cabe mencionar, que de acuerdo a la Resolución Ejecutiva Nº 011-92.39.1 INCOOP artículo 5º, se establece el período máximo de mandato dirigencial en 3 años, así como la renovación por tercios, tomando como referencia el mes de marzo, y que dicho mandato se dará por cumplido cualquiera sea el período o fracción realmente ejercidos.

Asimismo, para efectos registrales en cuanto al período de duración de los órganos de gobierno, se debe considerar que vencido el periodo de mandato de un Consejo de Administración, éste solo se encuentra legitimado únicamente para convocar a asamblea general donde se renueven los cargos directivos.

No pierde su condición de directivo hasta el vencimiento del período por el que fue elegido; sin embargo en la Asamblea General sólo participará con voz pero sin voto, debido a que ha culminado su período de delegado.

En aplicación del artículo 32º numeral 3 de la Ley General de Cooperativas, la Asamblea General y el Consejo de Administración pueden designar las comisiones que crean convenientes. Dichas comisiones deben conformarse con un plazo, facultades y responsabilidades determinadas, ya que deben ser creadas para fines específicos, que las hacen de carácter transitorio.

Finalmente, es competencia de la Asamblea asignar dietas a los miembros de las Comisiones, así como determinar el importe correspondiente.

Los suplentes son elegidos por un año, con la función de cubrir los cargos titulares que por cualquier tipo de eventualidad queden vacantes (cese, renuncia, fallecimiento, etc.), hasta la siguiente Asamblea General Ordinaria donde se deberá elegir a un titular que complete el período del directivo que dejo dicho cargo.

Esto no restringe la posibilidad de que el consejero suplente que cubrió la vacante en el último ejercicio, si las condiciones lo facultan, postule a ocupar dicho cargo, esto obedece a que cubre la plaza por convocatoria más no por elección, lo que no contradice los principios democráticos que rigen a las COOPAC.

Es competencia de la Asamblea General de la Cooperativa fijar dietas a los miembros de sus consejos, comités y/o comisiones por la asistencia a las sesiones que les  correspondan, y/o las asignaciones para gastos que representación, de conformidad con el artículo 27º numeral 4 de la Ley General de Cooperativas.

En ese sentido, en concordancia con el principio de legalidad, la norma especifica claramente a que personas les correspondería recibir dietas, no dejando la posibilidad de interpretar extensivamente esta figura para otros supuestos (delegados, funcionarios u otros representantes).

Finalmente, solo se asignan dietas por asistencia efectiva a las sesiones ordinarias, de acuerdo al literal c) del artículo 10° del Reglamento aprobado por la Resolución SBS Nº 0540-99. Para el efecto es recomendable que la Asamblea General, a propuesta del Consejo de Administración apruebe un Reglamento de Dietas y Gastos de Representación, cuyo modelo la FENACREP ha puesto a disposición de las COOPAC mediante Carta Circular Nº 14-2004 del 22.10.2004.

De acuerdo a la Ley General de Cooperativas (Artículo 35º), el Gerente es el funcionario ejecutivo de más alto nivel de su institución y, como tal, le compete ejercer la representación administrativa y judicial de la Cooperativa, con las facultades que, según la ley, le corresponden al gerente, factor de comercio y empleador, estando facultado para nombrar a los trabajadores y demás colaboradores de la cooperativa, así como removerlos con arreglo a ley.

La Ley General de Cooperativas, en el artículo 17º numeral 3, señala que en el caso de cooperativas de usuarios (como lo son las COOPAC), los trabajadores de éstas no podrán ser socios de ellas, siendo comprendido al gerente como trabajador de la Cooperativa.

Asimismo, como regla general, se debe tener presente que el artículo 10º inciso b) del Reglamento aprobado por la Resolución SBS Nº 540-99, señala que “Los miembros de los consejos de una cooperativa, no pueden desempeñar cargos ejecutivos ni desarrollar funciones o actividades administrativas en la propia cooperativa”.

No obstante lo anterior, ante casos estrictamente excepcionales, el Consejo de Administración puede designar a un integrante del propio consejo o a otra persona para ejercer la gerencia de la cooperativa cuando en ésta no exista plaza de gerente rentado o fuere necesario reemplazarlo, de conformidad con el artículo 30º numeral 6 de la Ley General de Cooperativas. En el caso de los reemplazos deberá considerarse un plazo prudencial para la selección del nuevo gerente, que no exceda de 45 días calendario, que es el plazo usual para la selección del profesional a cargo de una consultora externa o de la propia cooperativa.

No hay prohibición expresa. Pero al ser las Cooperativas organizaciones sin discriminación por razones de credo, raza o políticas, sus directivos o funcionarios deben en orden ético abstenerse de participar en política. Según la LGC, por norma básica, en las cooperativas se mantiene la neutralidad religiosa y política partidaria (numeral 2.1 del artículo 5º de la Ley General de Cooperativas).

Los directivos pueden ser reelegidos para el mismo u otro órgano por una sola vez si el estatuto lo permite. En todos los casos el plazo máximo de mandato es de tres años.

En cuanto a la elección interna de cargos directivos en cada órgano, una persona puede ser elegida para presidir dicho órgano en cada uno de los tres años.

De acuerdo al artículo 114º de la Ley General de Sociedades, norma aplicable en forma supletoria conforme lo dispone el artículo 116º numeral 1 de la Ley General de Cooperativas, la referida Asamblea debe realizarse, cuando menos una vez al año, dentro de los tres (03) meses siguientes a la terminación del ejercicio económico. La asamblea General es la encargada de decidir su prorroga, así como establecer la sanción y/o absolución por exceder el plazo límite establecido. (Inciso 18 del artículo 27º de la Ley General de Cooperativas).

Copia del acta y de la memoria anual deberá remitirse a la FENACREP antes del 30 de abril del año en curso. Asimismo, deberá comunicar la nueva nómina de directivos en un plazo no mayor de 15 días de celebrada dicha Asamblea General Ordinaria.

La FENACREP no es entidad facultada para autorizar ampliación de los plazos para realizar la Asamblea General, el plazo está determinado por el artículo 114 de la Ley General de Sociedades.

Por tanto la única autoridad encargada de sancionar o absolver dicha falta es la Asamblea General de Delegados, a quien deben informar al inicio de la Asamblea indicando los motivos del aplazamiento de su convocatoria.

No hay prohibición expresa. No obstante, por ser la cooperativa una institución que por principios practica la neutralidad religiosa y política debe renunciar al cargo o al menos solicitar licencia por el periodo que dure su campaña política.

Asimismo, dentro de la Cooperativa no se puede hacer proselitismo, porque por norma básica en las cooperativas se mantiene la neutralidad religiosa y política partidaria (numeral 2.1 del artículo 5º de la Ley General de Cooperativas).

 Si está prohibido en el caso de las COOPAC otorgar créditos para financiar actividades políticas (Art.26 literal "a" del reglamento de las COOPAC, aprobado por Resolución SBS Nº 0540-99).

Cabe señalar que el funcionamiento y desarrollo de las actividades del Comité Electoral corresponden ser establecidas en el estatuto o en el respectivo reglamento.

Sin perjuicio de lo anterior, nuestra institución recomienda: En condiciones normales, el periodo de funcionamiento del Comité Electoral si en la cooperativa se eligen delegados, corresponde a un plan de trabajo que abarca los tres primeros meses del año, labor reflejada en la renovación anual de tercios de delegados y directivos.

Cuando la Cooperativa cuenta con más de mil socios, de acuerdo al artículo 28º de la Ley General de Cooperativa. Para el efecto deberá convocarse a una Asamblea General de socios con la finalidad de modificar el estatuto vigente.

De conformidad con el artículo 27º numeral 1 de la Ley General de Cooperativas, las modificaciones estatutarias se realizan en las Asambleas Generales Extraordinarias, convocadas exclusivamente para tal fin. (Punto único de Agenda)

Las modificaciones estatutarias tendrán vigencia, para todos sus efectos, a partir de su correspondiente inscripción en Registros Públicos, de acuerdo al artículo 13º de la Ley General de Cooperativas.

En términos generales el proceso de fusión por absorción debe seguir los siguientes pasos:

  1. Elaboración y verificación de los Estados Financieros de la COOPAC a fusionar, para lo cual deberá contratarse a un Contador Público o Sociedad de Auditoría debidamente calificada. Es importante la adecuada identificación de los pasivos laborales, tributarios y remunerados (depósitos) y del patrimonio.
  2. Determinación del valor real de la cartera de créditos de cada institución, mediante la clasificación por riesgos, labor que debe ser desempeñada por la unidad de auditoria interna de la COOPAC receptora, o por especialistas contratados por la Cooperativa receptora.
  3. Determinación del valor real de los activos fijos de la cooperativa a fusionar, a cargo de un perito tasador debidamente autorizado.
  4. Obtener el acuerdo de Asamblea General de la cooperativa a fusionar y el acuerdo del Consejo de Administración de la COOPAC receptora.
  5. Inscripción de los acuerdos de la fusión en las fichas de personería jurídica y propiedades de los Registros Públicos.
  6. Incorporación de socios y consolidación de los Estados Financieros.

Asimismo, se debe tenerse en cuenta la aplicación supletoria de la Ley General de Sociedades, del artículo 344º al 366º relativos a la Fusión, en lo que resulte compatible con la Ley General de Cooperativas.

Si bien en la Ley General de Cooperativas no encontramos mención a la suspensión de la Asamblea una vez iniciada, supletoriamente aplicamos el artículo 131° de la Ley General de Sociedades, el cual indica que se puede suspender la Asamblea por un período entre 3 y 5 días como máximo.

De excederse dicho plazo, para reiniciarse la sesión, tendría que convocarse a una nueva Asamblea, para lo cual se respetarían todas las condiciones establecidas como son los plazos mínimos para la convocatoria, la determinación de la agenda, etc.

Conforme lo establece el artículo 119º de la Ley General de Sociedades, aplicable supletoriamente, cuando la Asamblea General no se convoca dentro del plazo y para sus fines, o en ella no se trata los asuntos que corresponde, será convocada, a solicitud de uno o más socios, por el Juez del domicilio de la institución. La solicitud deberá realizarse por proceso no contencioso.

Si bien los mandatos correspondientes no están formalmente inscritos, los representantes han sido elegidos y ya están investidos del rol que les corresponde en la institución (mandato interno).

En caso se convoque dicha Asamblea y en ella se adopten decisiones que impliquen a terceros y/o correspondan ser registrados para su validez legal, deberán inscribirse estos acuerdos en Registros Públicos después de regularizar previamente la inscripción de mandatos de los nuevos directivos.

Si no se regularizan los mandatos de los nuevos directivos, por observaciones y/o tacha registral, la convocatoria y los acuerdos que se hayan adoptado en la Asamblea no tendrían validez.

En tal sentido, con la finalidad de evitar este tipo de problemas u otros de índole asociativa y legal, es recomendable que los trámites de inscripción se realicen respetando las formalidades y plazos correspondientes.

Como regla general, cada cooperativa regula el procedimiento de recomposición de sus consejos, en su estatuto o respectivo reglamento interno. En todo caso, nuestra institución recomienda, de no existir el número de suplentes que corresponda, realizar la Convocatoria a una Asamblea General teniendo como punto de agenda Elección complementaria de tercios renovables.

De existir el número suficiente de suplentes y no ser necesaria la convocatoria a una Asamblea General, debe tenerse en cuenta que los suplentes o accesitarios cubrirán dichas plazas solo hasta la realización de la Asamblea General Ordinaria a celebrarse a más tardar en marzo del siguiente año, fecha en que se deberá procederse a la normal renovación de tercios y a cubrir por votación universal los puestos vacantes por el plazo pendiente de mandato.

En ambos casos, el acta de la instalación con la nueva conformación del Consejo de Administración requiere ser inscrita en los registros públicos.

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